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Übersicht Personal

In der Personal-Übersicht können neue Mitarbeitende hinzugefügt werden. Über die verschiedenen Filteroptionen, kann auch gezielt nach bestimmten Gruppen oder einzelnen Mitarbeitenden gesucht werden.

Übersicht Personal

Filter-Optionen:

  • Nach der Gruppe; eine Gruppenzuweisung kann wie folgt erstellt werden
  • Mitarbeiter Suche
  • Aktiv: Grüner Punkt (MA hat Einladung erhalten und Passwort gesetzt)
    Passiv: Gelber Punkt (MA hat Einladung erhalten aber noch kein Passwort gesetzt)
    Grauer Punkt (MA hat noch keine Einladung erhalten)

Excel-Export​

Mit Klick auf das Excel-Symbol oben rechts können die Stammdaten der Mitarbeitenden heruntergeladen werden. Folgende Daten werden angezeigt:

Personal Excel

Alle MA einladen​

Alle bisher nicht eingeladenen Mitarbeiter werden eingeladen sich in Timesia anzumelden. Die Mitarbeitenden erhalten eine Mail auf die hinterlegte Adresse. Dies sieht wie folgt aus:

Einladungsmail

Der MA klickt auf den Link und setzt das Passwort. Dieses Passwort kann vom Administrator jederzeit zurückgesetzt werden.

Personal hinzufügen​

Personal kann wie folgt hinzugefügt werden:

  1. Navigation links → Personal auswählen
  2. Button + Neu hinzufügen auswählen
  3. Im neuen Fenster alle Daten einfügen:

  • Vollzeitreferenz:
    Das ist das Referenzbeschäftigungsprofil für einen Vollzeitbeschäftigten. Auch wenn der Mitarbeitende 80% angestellt wird, muss eine Vollzeitreferenz (also 100% Profil) angeben werden. Erst beim nächsten Schritt wird dann das Pensum hinterlegt.

  • Teil- oder Vollzeit:
    Vollzeit: Auswählen, wenn das Pensum 100% beträgt
    Teilzeit: Das gewünschte Pensum in % angeben
    Stündlich: Es besteht keine Sollzeit pro Tag. Der Mitarbeiter arbeitet im Stundenlohn.

  • Einteilung:
    Tage auswählen, wann der Mitarbeitende voraussichtlich arbeiten wird. Wie viele Tage angewählt werden beeinflusst seine Sollzeit pro Tag.
    Beispiel: Ein Mitarbeitender mit einem 60% Pensum kommt normalerweise 3 Tage pro Woche zu einer Soll-Zeit von 8h pro Tag (bei einer 40h Woche/100% Pensum). Wenn statt die üblichen 3 Tage nun in der Einteilung alle Tage angewählt wurden, dann beträgt die Soll-Zeit 4.8h pro Tag aber immernoch 24h in der Woche.

  • Gültig von-bis:
    Szenario 1: Der Mitarbeitende tritt neu in die Kita ein. Das Gültigkeitsdatum kann normal hinterlegt werden.
    Szenario 2: Der Mitarbeitende arbeitet schon und wir verwenden Timesia erst jetzt. Bei diesem Szenario gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Möglichkeit: Wir starten mit Timesia bspw. am 1. Juli, setzen das Startdatum aber trotzdem auf den 1. Januar

Den Zeit-Saldo bis zu diesem Datum setzen wir auf 0. Melden Sie sich dazu auf office@kidesia.ch. Ausschliesslich Überstunden und bereits bezogene Ferien des Mitarbeiters müssen dann noch eingetragen werden. Dies wie folgt:

  1. In die Detailansicht des gewünschten Mitarbeitenden
  2. In den Reiter "Zeitanpassungen" wechseln
  3. Klick auf Zeitanpassung hinzufügen/Arbeitszeit
  4. Alle Überstunden bis zum Stichtag 1. Juli

Die Ferien sollten direkt über den Kalender in den Abwesenheiten.. Die bereits verwendeten aber auch die zukünftigen Ferien können direkt an den entsprechenden Tagen eingetragen werden.

2. Möglichkeit: Wir starten mit Timesia ab dem 1. Juli und setzen das Startdatum auch auf den 1. Juli.

Normalerweise hätte der Mitarbeitende bei einem Start am 1. Januar 25 Ferientage zur Verfügung. Da der Start aber am 1. Julli ist, stehem ihm nun 12,5 Ferientage zur Verfügung. Es ist wichtig, die Überstunden und Ferientage in den Zeitanpassungen korrekt nachzutragen. Die Schritte dazu sind wie folgt:

  1. Ferienanpassung: Wenn der Mitarbeiter vom 1. Januar bis zum 30. Juni bspw. bereits 14,5 Ferientage genommen hat, müssen diese angepasst werden.

  2. Berechnung der zustehenden Ferientage bis zum neuen Vertragsstart: Der Mitarbeiter hätte vom 1. Januar bis zum 30. Juni 12,5 Ferientage (die Hälfte der jährlichen 25 Ferientage) angesammelt.

  3. Abzug der bereits genommenen Ferientage: Wir ziehen die 12,5 angesammelten Ferientage von den 14,5 bereits genommenen Ferientagen ab: 14,5 Tage - 12,5 Tage = 2 Tage.

  4. Eintrag in den Zeitanpassungen: Die Differenz von 2 Tagen, die über die zustehenden 12,5 Ferientage hinaus genommen wurden, muss in den Zeitanpassungen erfasst werden. Dies bedeutet, dass nur diese 2 Tage als „zu viel genommene“ Ferientage eingetragen werden. Ferientage am Besten direkt in den Kalender unter Abwesenheiten eingetragen oder alternativ über die Zeitanpassungen.

    und mit dem Button Weiter zum nächsten Schritt

  5. Nach den drei Schritten wird eine Übersicht zur Bestätigung angezeigt

  6. Wenn alles i.O ist, mit dem Button Speichern bestätigen

  7. Oder über den Button Zurück die gewünschten Anpassungen vornehmen und abschliessend Speichern

info

Am Ende der Konfiguration eines Personals wird folgende Information angezeigt: «Nach Bestätigung dieser Daten erhält der neue Mitarbeitende eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zum Zugriff auf die App.»